Offre d'emploi

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Titre d'emploi :
Agente, agent de soutien administratif, classe 1
Numéro de référence :
S-19-0426
Numéro au plan d'effectifs :
152
Catégorie d'emploi  :
Soutien administratif
Direction :
Direction des études et des services éducatifs
Service :
Vie étudiante
Sous l'autorité de :
Jérôme Forget
Statut de l'emploi :
Remplacement temps complet
Durée de l'emploi prévue :
Jusqu'au 20 mars 2020
Lieu de travail :
Cégep de Matane
Horaire de travail :
Début d'affichage externe :
2019-02-08
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2019-02-18
Échelle salariale :
19.92$ - 22.74$
Entrée en fonction prévue :
Le Cégep de Matane requiert les services d’une agente ou d'agent de soutien administratif, classe 1 à temps complet en remplacement de madame Joannie Barras-Gauvin.

Durée de l'emploi: Début mars 2019 au 20 mars 2020.

Horaire:
35 heures par semaine, soit 7 h par jour
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 et 16 h 30

Le Cégep de Matane souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les handicapés, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
Description :
NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. En première ligne auprès des étudiants, elle supporte particulièrement les services adaptés et l’équipe de la vie étudiante.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.

Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du cégep.

Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

Elle initie au travail les nouvelles personnes.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Plus spécifiquement :
Services adaptés :
Accueillir les étudiants et les enseignants, répondre à leurs demandes ou les diriger vers les bonnes personnes;
Recruter les preneurs de notes, remplir les documents requis et faire les suivis tout au long de la session;
Saisir les données et faire l’arrimage avec les divers modules liés aux services adaptés;
S’occuper de la logistique des examens;
Effectuer la surveillance des examens selon les accommodements de chaque étudiant;
Apporter une aide technique à l’Épreuve uniforme de français;
Réviser et mettre en page divers documents;
À la fin de chaque session, fermer les dossiers des étudiants et s’assurer que tous les documents sont signés et conformes;

Vie étudiante :
Accueillir les étudiants et les enseignants, répondre à leurs demandes ou les diriger vers les bonnes personnes;
Participer au traitement des demandes d’activités;
Tenir à jour le calendrier de la vie étudiante;
Autoriser les affiches sur les babillards;
Afficher sur le site web du cégep et sur le babillard les offres d’emploi pour les étudiants;
Faire l’envoi de messages à l’ensemble des étudiants;

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences :
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Conditions exigées par le Cégep :
- Bonnes connaissances de Word, Excel et Outlook
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
- Connaissance du système de gestion pédagogique Clara, un atout.
Tests requis :
Des tests de français et sur la suite Office
Remarques :
Les personnes intéressées par cette offre d’emploi sont priées de poser leur candidature avant le 18 février 2019, à l’attention de madame Julie Gagné.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Notez que la lettre de présentation est obligatoire. Veuillez donc joindre votre lettre, SVP.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
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